برنامج إدارة المرافق · CAFM
برنامج لإدارة المرافق يتابع كل عمل حتى اعتماده.
طلبات الصيانة والفنيون وعروض الأسعار والمواد والصيانة الوقائية المجدولة في نظام واحد، مع واجهات منفصلة لعملائك ومهندسيك وفنييك والمشتريات والحسابات. بالعربية والإنجليزية.
التكييف لا يبرّد: قاعة الاجتماعات 3B
البرج التجريبي A · الدور 3 · AHU-03
بانتظار موافقة العميلالمرحلة 7 من 17
- جديد
- تم الإسناد
- الوصول إلى الموقع
- المعاينة
- بانتظار موافقة العميل
عرض سعرQT-0042
- استبدال المكثف180.00
- تعبئة غاز التبريد450.00
- العمالة (ساعات)240.00
ضريبة القيمة المضافة 15٪130.50
الإجمالي (ريال)1,000.50
المشكلة
أين تخسر عمليات المرافق الوقت والثقة
-
الطلبات تصل من كل مكان
مكالمات ورسائل واتساب وبريد إلكتروني بلا رقم ولا صورة ولا مسؤول. بعضها يضيع، وبعضها يُنفَّذ مرتين.
-
لا دليل على الزيارة
عندما يعترض العميل على عمل ما، لا يوجد تسجيل وصول مؤرخ ولا صور قبل وبعد ولا توقيع يمكن عرضه.
-
الموافقات تتعطل
عروض الأسعار وطلبات المواد وموافقات الدفع تنتظر في صناديق البريد، والمعدات متوقفة.
-
الصيانة الوقائية في جداول البيانات
زيارات تفوت، وقراءات لا تُسجَّل، والعميل لا يرى تقريراً عن الالتزام.
طلبات الصيانة
من أول بلاغ إلى إغلاقه، في 17 مرحلة
لكل مرحلة مسؤول، وكل تسليم يرسل إشعاراً. ويعمل العملاء والمهندسون والفنيون والمشتريات والحسابات كلٌّ في واجهته.
-
الطلب 01–02
- 1 جديد العميل
- 2 تم الإسناد مهندس المرافق
-
المعاينة 03–05
- 3 قيد المعاينة الفني
- 4 الوصول إلى الموقع الفني
- 5 معلّق (مراجعة فنية) مهندس المرافق
-
التسعير والموافقة 06–08
- 6 إعداد عرض السعر مهندس المرافق
- 7 بانتظار موافقة العميل العميل
- 8 رفض عرض السعر / تعديله مهندس المرافق
-
المواد والتمويل 09–12
- 9 بانتظار المواد / التمويل مهندس المرافق
- 10 لدى المشتريات المشتريات
- 11 لدى الحسابات الحسابات
- 12 جاهز للتنفيذ مهندس المرافق
-
التنفيذ 13–15
- 13 إعادة الإسناد إلى الفني مهندس المرافق
- 14 قيد التنفيذ الفني
- 15 اكتمل العمل الفني
-
المراجعة والإغلاق 16–17
- 16 قيد المراجعة النهائية مهندس المرافق
- 17 مغلق مهندس المرافق
يستطيع المهندس إعادة العمل إلى الفني لإعادة التنفيذ في المراجعة النهائية، ويعود عرض السعر المرفوض للتعديل. وكل انتقال مسجل بوقته في سجل التدقيق.
الأدوار والواجهات
خمسة أدوار، وسجل واحد للعمل
يدخل كل دور إلى واجهته ويرى ما يحتاج إليه للتصرف.
-
العميل
تطبيق الجوال والويب
يرفع الطلب مع صورة ودرجة الاستعجال، ويوافق على عروض الأسعار أو يرفضها مع ذكر السبب، ويقرّ باستلام تقارير الخدمة والصيانة الوقائية.
-
مهندس المرافق
الويب
يسند الأعمال إلى الفنيين، ويراجع نتائج المعاينة، ويعدّ عروض الأسعار، ويقرر في الأعطال المكتشفة، ويجري المراجعة النهائية قبل إغلاق العمل.
-
الفني
تطبيق الجوال
يستلم العمل على جواله، ويسجل وصوله إلى الموقع، ويوثق ما يجده بالصور والفيديو والملاحظات الصوتية، ويعبئ قوائم الفحص، ويوقّع على إنجاز العمل.
-
المشتريات
الويب
تستلم طلبات المواد للأعمال المعتمدة وتحوّلها إلى طلبات شراء.
-
الحسابات
الويب والجوال
تعتمد طلبات التمويل والدفع، وتراجع تكاليف الأعمال التي تصل إلى المالية كقيود يومية بصيغة مسودة.
في الموقع
كل زيارة دليل يمكنك عرضه على العميل.
- إشعار على الجواليستلم الفني العمل مع الموقع والمعدة والصور ودرجة الاستعجال.
- تسجيل وصول بالموقع والوقتيُسجَّل الوصول بالموقع والوقت عند تسجيل الفني دخوله.
- معاينة موثقة بالوسائطالقطع اللازمة والصور والفيديو والملاحظات الصوتية، ويمكن للمهندس طلب معلومات إضافية.
- إنجاز موقّعصور قبل وبعد، وتقرير خدمة، وتوقيع الفني على الجوال.
09:12تجريبي
أعمالي
WO-24-0117عاجل
التكييف لا يبرّد، القاعة 3B
البرج التجريبي A · AHU-03
سُجّل الموقع الجغرافي والوقت
- صور قبل العمل3
- ملاحظة صوتية0:24
- القطع اللازمة2
- التوقيع—
09:12تجريبي
قائمة الصيانة الوقائية
PPM-0381ربع سنوية
وحدة تكييف منفصلة SU-12
أُنشئ قبل موعده بـ 3 أيام
- حرارة هواء الإمداد12–16 °C 14.2
- تيار الضاغط18–24 A 26.1
- حالة الفلتر سليم
- تصريف المكثفات لا ينطبق
خارج النطاق: سُجّل عطل مع صورة
التوقيع والإرسالالصيانة الوقائية المجدولة
صيانة وقائية تعمل تلقائياً، وتقارير تسلّمها للعميل
هيّئ كل وحدة مرة واحدة. ينشئ النظام الزيارات، ويتبع الفني قائمة الفحص، وتُوجَّه الأعطال وفق قواعد عقدك.
- 01
جدول لكل وحدة
الدورية (ربع سنوية مثلاً)، وقائمة فحص ثنائية اللغة، وفني افتراضي لكل وحدة.
- 02
إنشاء العمل تلقائياً
قبل موعده بعدد أيام تحدده، ثلاثة أيام مثلاً.
- 03
الزيارة وقائمة الفحص
تسجيل الوصول، ثم سليم أو غير سليم أو لا ينطبق لكل بند، وقراءات ضمن نطاقات مقبولة، وصور إلزامية، وتوقيع.
- 04
المهندس يقرر في كل عطل
- ضمن حدّ العقد: إلى التنفيذ مباشرة (حتى 500 ريال مثلاً).
- فوق الحد: عرض سعر على بلاغ إصلاح مرتبط.
- 05
التقرير إلى العميل
تقرير PDF بالعربية والإنجليزية على الويب أو الجوال، ويقرّ العميل باستلامه.
- 06
الالتزام والدورة التالية
تُتابَع نسبة الالتزام لكل زيارة، وتُجدول الدورة التالية تلقائياً.
عروض الأسعار والمواد والتمويل
موافقات تُبقي العمل في حركة
- 1 عرض سعر باللغتينيعدّ المهندس عرض سعر PDF ثنائي اللغة مع ضريبة 15٪ انطلاقاً من المعاينة.
- 2 العميل يقرر من التطبيقموافقة، أو رفض مع ذكر السبب، أو طلب تعديل يعود إلى المهندس.
- 3 المواد عبر المشترياتتتحول طلبات المواد إلى طلبات شراء في نظام ERP.
- 4 التمويل عبر الحساباتتعتمد الحسابات الدفعات، ومنها من الجوال، ثم يصبح العمل جاهزاً للتنفيذ.
عند إغلاق العمل
- 1 القطع والعمالة
- 2 قيد يومية مسودة على المشروع
- 3 مراجعة المالية
| Item | البند | Qty | SAR |
|---|---|---|---|
| Capacitor replacement | استبدال المكثف | 1 | 180.00 |
| Refrigerant top-up | تعبئة غاز التبريد | 1 | 450.00 |
| Labour (hours) | العمالة (ساعات) | 2 | 240.00 |
Subtotal · المجموع870.00
VAT 15% · الضريبة130.50
Total SAR · الإجمالي1,000.50
رد العميل
عند الرفض يُطلب ذكر السبب، ويُسجَّل على العمل.
ملف مرفوع إلى اللوحة
عبّأت عملاً جديداً مسبقاً، وطابقت العميل والموقع والمعدة:
- العميل
- العميل التجريبي Aمطابق
- الموقع
- البرج التجريبي A، الدور 3مطابق
- المعدة
- AHU-03مطابق
- المشكلة
- تسرب ماء من المكيف في القاعة 3B
- الأولوية
- عاجل
- الزيارة
- غداً، 09:00
اجعله عاجلاً، والزيارة غداً الساعة 9 صباحاً
تم. حدّثت الأولوية وموعد الزيارة.
لا يُنشأ أي شيء قبل أن يؤكده شخص.
استقبال الطلبات بالذكاء الاصطناعي
الشكاوى تصل كملفات، والأعمال تخرج معبّأة.
يرسل العملاء خطابات ولقطات شاشة وجداول. ضعها في لوحة المساعد بالعربية أو الإنجليزية، فيعبّئ عملاً جديداً ليراجعه فريقك.
- PDF أو لقطة شاشة أو صورة أو Word أو Excel
- يطابق العميل والموقع والمعدة
- التعديل بالمحادثة: «اجعله عاجلاً»، «الزيارة غداً 9 صباحاً»
- لا يُنشأ شيء قبل أن يؤكده شخص
القدرات
كل أدوات إدارة المرافق
- بطاقات العمل وأوامر العمليتحول كل طلب إلى عمل مرقّم يتضمن الموقع والمعدة والأولوية والصور والملاحظات، ويمر بدورة من 17 مرحلة تراها بنظرة واحدة.
- إسناد المهام والفنيينيُعرَّف الفنيون حسب التخصص (التكييف، الكهرباء، الأعمال الكهروميكانيكية، الأعمال المدنية) ويُربطون بالمناطق والمدن. الإسناد وإعادة الإسناد والإشعار في خطوة واحدة.
- إدارة الأصولسجّل المعدات لكل عميل وموقع، مثل كل وحدة تكييف، مع جدول صيانتها والفني المسؤول عنها والأعمال التي نُفذت عليها.
- الصيانة الوقائية والتصحيحيةصيانة وقائية مجدولة بقوائم فحص ثنائية اللغة ونطاقات قراءة مقبولة، وأعمال صيانة تصحيحية للأعطال والعيوب المكتشفة أثناء الزيارات.
- الجدولةحدّد دورية الصيانة لكل وحدة، كأن تكون ربع سنوية. تُنشأ الأعمال تلقائياً قبل موعدها بعدد أيام تحدده، وتُجدول الدورة التالية عند الإنجاز.
- المخزون وقطع الغياريحدد الفني قطع الغيار اللازمة أثناء المعاينة، وتنتقل طلبات المواد إلى المشتريات، وتُحمَّل تكلفة القطع المستخدمة على العمل. ويُدار المخزون في نظام بيزآرك ERP.
- إدارة المشترياتتنتقل طلبات المواد والتمويل من العمل إلى المشتريات والحسابات، وتصبح طلبات شراء في نظام ERP، ويمكن اعتماد الدفع من الجوال.
- تتبع التكاليفتُسجَّل تكلفة القطع والعمالة على العمل، وعند إغلاقه تصل التكاليف إلى نظام بيزآرك ERP كقيد يومية بصيغة مسودة على المشروع لمراجعة المالية.
- التقارير والتحليلاتتقارير خدمة وتقارير صيانة وقائية بصيغة PDF بالعربية والإنجليزية، ونسبة الالتزام لكل زيارة، وحالة كل عمل حسب مرحلته.
- الوصول عبر الجوالتطبيق للفني لاستلام الأعمال وتسجيل الوصول وتعبئة قوائم الفحص والتقاط الصور والتوقيع، وتطبيق للعميل لرفع الطلبات واعتماد عروض الأسعار والاطلاع على التقارير.
- الأدوار والصلاحياتدخول وواجهات منفصلة للعملاء ومهندسي المرافق والفنيين والمشتريات والحسابات، مع سجل تدقيق مؤرخ لكل عمل.
- التكامل مع ERP وCRMمتصل بنظامَي بيزآرك ERP وCRM: من العميل المحتمل إلى الصفقة وعرض السعر وأمر البيع والفاتورة برمز QR المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مع ترحيل تكاليف الأعمال دون إدخال مزدوج.
الفوائد
ما الذي تكسبه فرق إدارة المرافق
-
كل بلاغ مرئي
قائمة واحدة بكل عمل مفتوح ومرحلته، لفريقك ولعملائك كلٌّ في واجهته.
-
دليل على كل زيارة
تسجيل وصول بالموقع الجغرافي والوقت، وصور قبل وبعد، وتوقيع الفني، وسجل تدقيق كامل.
-
موافقات لا تتأخر
تُعتمد عروض الأسعار وطلبات المواد والدفعات من التطبيق بدلاً من ملاحقتها بالهاتف.
-
صيانة وقائية تعرضها على العميل
تقارير ثنائية اللغة يقرّ العميل باستلامها، مع متابعة نسبة الالتزام في كل زيارة.
-
التكاليف في الدفاتر
تصل تكاليف القطع والعمالة إلى نظام بيزآرك ERP كقيود يومية بصيغة مسودة، دون إدخالها مرتين.
-
بالعربية والإنجليزية
عروض الأسعار وقوائم الفحص والتقارير باللغتين، للعملاء والمهندسين والفنيين على حد سواء.
في الواقع
لقطات وقصص
لقطات حقيقية من المنتج
تُضاف لقطات معتمدة من الشركة التجريبية: قائمة البلاغات حسب المرحلة، وتطبيق الفني، وتقرير الصيانة الوقائية. دون أي بيانات لعملاء.
قصة عميل أو شهادة
لا تُنشر إلا بموافقة العميل الكتابية وبنتائج حقيقية موثقة.
الأسئلة الشائعة
أسئلة تطرحها فرق إدارة المرافق
هل أسيتروبيز نظام CAFM أم CMMS؟
المصطلحان ينطبقان. تستخدمه فرق إدارة المرافق كنظام CAFM (طلبات الصيانة والمواقع والصيانة المجدولة وتقارير العملاء)، ويغطي جوهر نظام CMMS: أوامر العمل والأصول والصيانة الوقائية وقطع الغيار.
هل يستطيع عملاؤنا رفع الطلبات بأنفسهم؟
نعم. لكل عميل حساب وتطبيق جوال لرفع الطلب مع صورة ودرجة الاستعجال، واعتماد عروض الأسعار أو رفضها، والإقرار باستلام التقارير.
هل يعمل باللغة العربية؟
نعم. تصدر عروض الأسعار وقوائم الفحص والتقارير بالعربية والإنجليزية، ويستطيع المستخدمون العمل بأي من اللغتين.
كيف تُدار عروض الأسعار وضريبة القيمة المضافة؟
تصدر عروض الأسعار بصيغة PDF ثنائية اللغة متضمنة ضريبة القيمة المضافة 15٪. ويستطيع العميل الموافقة أو الرفض مع ذكر السبب أو طلب التعديل، وتُسجَّل النتيجة على العمل.
ماذا يحدث للأعطال المكتشفة أثناء الصيانة الوقائية؟
يقرر المهندس في كل عطل. الإصلاحات الصغيرة ضمن حدّ العقد الذي تحدده تنتقل إلى التنفيذ مباشرة، والأكبر منها يصدر لها عرض سعر على بلاغ إصلاح مرتبط.
هل يتكامل مع المحاسبة والفوترة الإلكترونية؟
نعم، عبر نظام بيزآرك ERP. تُرحَّل تكاليف الأعمال المغلقة كقيد يومية بصيغة مسودة على المشروع، وتحمل فواتير المبيعات رمز QR المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هل يستطيع قراءة الشكاوى التي تصل كملفات؟
نعم. ضع ملف الشكوى (PDF أو صورة أو Word أو Excel، بالعربية أو الإنجليزية) في المساعد الذكي، فيعبّئ عملاً جديداً مسبقاً ويطابق العميل والموقع والمعدة. ولا يُنشأ شيء قبل أن يؤكده شخص من فريقك.